Ce
document s’adresse aux anciens qui souhaitent organiser, pour
la première fois peut-être, une réunion des
confrères et consœurs de leur conventum. Il peut être
utile aussi aux groupes qui se sont déjà réunis
et qui souhaitent simplifier ou améliorer leur façon
de procéder.
À noter que le
Bulletin des Anciens et
le site Internet de l’Association peuvent servir à
annoncer à l’avance toute réunion, dès
qu’elle est planifiée.
1. Comité organisateur
Former d’abord ce
comité qui n’exige pas un grand nombre de membres,
deux ou trois personnes généralement. Normalement,
c’est le président ou des membres du conseil exécutif
du conventum qui forment le comité ou qui en nomment les
membres. L’initiative peut tout aussi bien venir d’autres
anciens élèves, qui disposent de temps libre.
2. Liste des membres
Pour obtenir la liste
complète et à jour des membres de son conventum, s’adresser
à Michel Racicot, C. 65, responsable des conventums, à l'adresse courriel michel.racicot@gmail.com
.
La liste ne comprend pas
les noms des anciens professeurs. On trouvera toutefois sur le site
Internet de l’Association, sous la rubrique SOUVENIRS, dans
la section Éducateurs, une liste des anciens membres encore
vivants du personnel du collège. Sur demande, l’Association
vous fournira les coordonnées des personnes que vous souhaitez
inviter.
3. Choix du type de rencontre,
du lieu et de la date
Dans la plupart des cas,
une seule réunion physique du comité organisateur
est suffisante pour décider de ces trois points essentiels.
Une consultation plus large peut cependant être faite.
Type de rencontre
et mode de paiement. Il s’agit le plus souvent d’un
souper, précédé ou non d’une messe et/ou
d’un cocktail. Certains groupes préfèrent une
contribution fixe versée à l’avance alors que
d’autres laissent à chacun le soin de payer sur place
ses propres dépenses, soit à l’établissement
où se tient l’événement, soit au comité
organisateur.
Chaque formule comporte
ses avantages et ses inconvénients, tant au plan financier
qu’au plan du mode de confirmation. La deuxième procédure
est évidemment la plus simple et elle ne comporte pas de
risque financier. Elle exige toutefois une vérification par
téléphone ou par courriel afin de confirmer le nombre
de personnes qui seront présentes.
Lieu et date. Ces
choix dépendent en bonne partie du genre de réunion
que l’on voudra organiser, si on veut par exemple qu’une
partie de la soirée puisse se passer en plein air. Quant
au local, ce peut être un salon particulier dans un hôtel,
un restaurant complet ou une section de celui-ci. Une salle communautaire
ou un centre de loisirs peuvent aussi convenir, mais il faudra alors
recourir aux services d’un traiteur.
4. Choix du menu
Dans un restaurant ou
un hôtel, le menu est généralement le même
pour tous. Cependant, certains établissements offrent un
choix parmi deux ou trois plats pour chaque service. On peut aussi
retenir la formule buffet. Le contenu du repas est déterminé
par les organisateurs, qui peuvent se rendre à l’établissement
pressenti pour vérifier les conditions et finaliser l’entente.
Le menu peut demeurer une surprise ou être envoyé à
l’avance avec l’invitation, pour « mettre l’eau
à la bouche » des convives. Selon la formule et le
prix adoptés, il peut comprendre ou non l’apéritif
et le vin servi aux tables. Cependant, il serait risqué de
tenir bar ouvert, sans aucune limite...
5. Lettre d’invitation
Chaque conventum a ses
particularités, son style, et les membres du comité
sauront comment rendre cette invitation alléchante pour leurs
confrères. Vous pouvez joindre à la lettre une copie
du menu choisi, la liste de vos membres, de même que celle
des anciens dont vous avez perdu la trace. Il est préférable
de demander une confirmation écrite ou verbale avant une
date précise.
L’invitation devrait
parvenir aux intéressés entre trois et six semaines
avant la date de la rencontre.
6. Rappel téléphonique
Quelle que soit la formule
retenue, il est utile et parfois nécessaire que le comité
organisateur contacte les personnes qui n’ont pas répondu
à l’invitation dans le délai fixé. C’est
l’occasion de faire la mise à jour de la liste en tentant
de retrouver les confrères temporairement disparus. Le contact
personnel peut jouer aussi un rôle important pour convaincre
certains indécis de participer à la rencontre.
7. Compte rendu et suivi
Il est de mise de rédiger
un compte rendu qui paraîtra dans le site Internet et d’en
préparer une version abrégée pour le Bulletin
des Anciens. Vous pouvez également envoyer directement
ce texte aux participants, ainsi qu’aux autres confrères
inscrits sur votre liste. Il en va de même pour les photos
prises lors de la réunion, qui seront mises en ligne dans
le site Internet et dont quelques-unes pourront être publiées
dans le Bulletin ; accompagnez-les de légendes. Vous
êtes priés DE NE PAS retoucher les photos que vous
nous envoyez, ni au plan de la taille, ni au plan de la couleur.
Il importe aussi au plus
haut point de transmettre à l’Association tous les
changements affectant les données de la liste de vos membres
; pour cela, il vous est demandé d’indiquer clairement
ces modifications, et non pas de renvoyer une nouvelle liste. Voir
plus loin la section 9.
8. La vie des conventums
La vie de l’Association
dépend essentiellement de ses membres et des activités
de ses conventums. Aussi serait-il souhaitable que lors de ces rencontres,
les organisateurs rappellent l’utilité de l’Association
et insistent sur le paiement de la cotisation annuelle. C’est
le seul moyen d’en assurer la survie et d’avoir accès
aux liens que constituent le Bulletin
des Anciens, le site Internet, les rencontres annuelles et celles
des divers conventums
9. Modifications à
la liste des membres de votre conventum
La liste de confrères
ou consœurs qui vous est envoyée se présente
soit sous forme numérisée, document au format Ms EXCEL
ou Ms WORD, soit sous forme imprimée.
Les recherches que vous
aurez sans doute à effectuer pour rejoindre les confrères
dont les coordonnées ont changé sont très importantes
pour l’Association. Avec les formulaires de cotisation reçus
des membres chaque année, les informations que vous colligez
sont le principal moyen de tenir les listes à jour. Aussi
est-il important qu’après la tenue de votre rencontre,
les changements apportés à votre liste soient transmis
à Michel Racicot (michel.racicot@gmail.com),
et cela d’une manière qui permette de les intégrer
facilement à notre banque de données.
9.1 Comment traiter les
corrections, liste numérisée (document Ms EXCEL ou
Ms WORD)
Si vous n’êtes
pas familier avec l’informatique, reportez-vous à la
section 9.2 où sont expliquées deux façons
de procéder dans le cas d’une liste imprimée,
et cela suffira amplement. Si, par contre, vous maîtrisez
assez bien les logiciels Excel ou Word, vous pouvez inscrire les
changements directement dans la liste numérisée que
vous avez reçue, en suivant les instructions suivantes.
- Il importe de conserver le document original qui vous a été
expédié par l’Association. C’est cette
liste originale, une fois corrigée, qui sera retournée
à l’Association. Si vous souhaitez la modifier pour
vos propres besoins, faites-en une copie de travail au moyen de
la fonction "Enregistrer sous".
- C’est dans la liste originale que vous transcrirez
tous les changements à effectuer, que ce soit un ajout,
un changement ou une suppression. Il faut alors bien distinguer
ces éléments nouveaux dans la liste : voici quelques
moyens qui peuvent être utilisés pour les mettre
en évidence.
- Sélectionner d’abord la ou les cellules contenant
les éléments nouveaux, modifiés ou supprimés,
puis choisir entre :
- soit les surligner (en jaune pâle, par exemple) au
moyen du bouton Surlignage dans WORD ou du bouton Couleur
de remplissage dans EXCEL ;
- soit les encadrer au moyen du bouton Tableau et bordures
dans WORD ou du bouton Bordures dans EXCEL. L’encadrement
peut être en gras, surtout si les cellules du tableau
sont déjà encadrées.
- soit taper les changements en caractères gras.
ATTENTION : Ne
pas supprimer les données pour les personnes décédées
ou perdues de vue. Selon le cas, inscrire après leur nom,
dans la deuxième colonne, les symboles : DCD
ou PDV.
9.2 Comment traiter les
corrections, liste imprimée
Première façon :
Inscrire sur une feuille séparée chaque nom de la
liste qui fait l’objet de corrections. Ajouter, en regard
de chacun, SEULEMENT les données qui ont été
modifiées. Écrire très lisiblement si le travail
est fait à la main.
Deuxième façon :
L’Association peut vous fournir, sur demande, une liste imprimée
sur laquelle une ligne vide est intercalée entre les données
de chaque nom. Il suffit alors de rayer les éléments
erronés et d’inscrire les nouveaux juste en dessous,
toujours lisiblement.
Mis à jour 2018-02-18 |