Association des anciens élèves du collège Sainte-Marie
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VIE DES CONVENTUMS

Guide d'organisation d'une réunion de conventum

Ce document s’adresse aux anciens qui souhaitent organiser, pour la première fois peut-être, une réunion des confrères et consœurs de leur conventum. Il peut être utile aussi aux groupes qui se sont déjà réunis et qui souhaitent simplifier ou améliorer leur façon de procéder. Vous pouvez le télécharger à partir du site Internet de l’Association ou encore en obtenir une copie en vous adressant à Michel Racicot (voir plus bas: Liste des membres). Toute suggestion susceptible de compléter ou de bonifier ce guide sera accueillie favorablement et intégrée à la démarche proposée.

À noter que le Bulletin des Anciens et le site Internet de l’Association peuvent servir à annoncer à l’avance toute réunion, dès qu’elle est planifiée.

1. Comité organisateur

Former d’abord ce comité qui n’exige pas un grand nombre de membres, deux ou trois personnes généralement. Normalement, c’est le président ou des membres du conseil exécutif du conventum qui forment le comité ou qui en nomment les membres. L’initiative peut tout aussi bien venir d’autres anciens élèves, qui disposent de temps libre.

2. Liste des membres

Pour obtenir la liste complète et à jour des membres de son conventum, s’adresser à Michel Racicot, responsable des conventums, téléphone (450) 420-4701, courriel  michel.racicot@gmail.com

La liste ne comprend pas les noms des anciens professeurs. On trouvera toutefois sur le site Internet de l’Association, sous la rubrique SOUVENIRS, dans la section Éducateurs, une liste des anciens membres encore vivants du personnel du collège. Sur demande, l’Association vous fournira les coordonnées des personnes que vous souhaitez inviter.

3. Choix du type de rencontre, du lieu et de la date

Dans la plupart des cas, une seule réunion physique du comité organisateur est suffisante pour décider de ces trois points essentiels. Une consultation plus large peut cependant être faite.

Type de rencontre et mode de paiement. Il s’agit le plus souvent d’un souper, précédé ou non d’une messe et/ou d’un cocktail. Certains groupes préfèrent une contribution fixe versée à l’avance alors que d’autres laissent à chacun le soin de payer sur place ses propres dépenses, soit à l’établissement où se tient l’événement, soit au comité organisateur. Les lettres types annexées au document illustrent ces deux façons de faire.

Chaque formule comporte ses avantages et ses inconvénients, tant au plan financier qu’au plan du mode de confirmation. La deuxième procédure est évidemment la plus simple et elle ne comporte pas de risque financier. Elle exige toutefois une vérification par téléphone ou par courriel afin de confirmer le nombre de personnes qui seront présentes.

Lieu et date. Ces choix dépendent en bonne partie du genre de réunion que l’on voudra organiser, si on veut par exemple qu’une partie de la soirée puisse se passer en plein air. Quant au local, ce peut être un salon particulier dans un hôtel, un restaurant complet ou une section de celui-ci. Une salle communautaire ou un centre de loisirs peuvent aussi convenir, mais il faudra alors recourir aux services d’un traiteur.

4. Choix du menu

Dans un restaurant ou un hôtel, le menu est généralement le même pour tous. Cependant, certains établissements offrent un choix parmi deux ou trois plats pour chaque service. On peut aussi retenir la formule buffet. Le contenu du repas est déterminé par les organisateurs, qui peuvent se rendre à l’établissement pressenti pour vérifier les conditions et finaliser l’entente. Le menu peut demeurer une surprise ou être envoyé à l’avance avec l’invitation, pour « mettre l’eau à la bouche » des convives. Selon la formule et le prix adoptés, il peut comprendre ou non l’apéritif et le vin servi aux tables (voir les lettres types). Cependant, il serait risqué de tenir bar ouvert, sans aucune limite...

5. Lettre d’invitation

Les lettres types présentées à la fin de ce document sont données à titre indicatif ; adressez-vous à Michel Racicot pour en obtenir une copie numérisée (Ms Word) . Chaque conventum a ses particularités, son style, et les membres du comité sauront comment rendre cette invitation alléchante pour leurs confrères. Vous pouvez joindre à la lettre une copie du menu choisi, la liste de vos membres, de même que celle des anciens dont vous avez perdu la trace. Il est préférable de demander une confirmation écrite ou verbale avant une date précise.

Si vous le souhaitez, l’Association peut s’occuper de l’expédition de cet envoi postal : contacter Michel Racicot (prévoir un délai de 15 à 20 jours entre la remise de vos documents et la mise à la poste). L’invitation devrait parvenir aux intéressés entre trois et six semaines avant la date de la rencontre.

6. Rappel téléphonique

Quelle que soit la formule retenue, il est utile et parfois nécessaire que le comité organisateur contacte les personnes qui n’ont pas répondu à l’invitation dans le délai fixé. C’est l’occasion de faire la mise à jour de la liste en tentant de retrouver les confrères temporairement disparus. Le contact personnel peut jouer aussi un rôle important pour convaincre certains indécis de participer à la rencontre.

7. Compte rendu et suivi

Il est de mise de rédiger un comte rendu qui paraîtra dans le site Internet et d’en préparer un abrégé une version abrégée pour le Bulletin des Anciens. Vous pouvez également envoyer directement ce texte aux participants, ainsi qu’aux autres confrères inscrits sur votre liste. Il en va de même pour les photos prises lors de la réunion, qui seront mises en ligne dans le site Internet et dont quelques-unes pourront être publiées dans le Bulletin ; accompagnez-les de légendes . Vous êtes priés DE NE PAS retoucher les photos que vous nous envoyez, ni au plan de la taille, ni au plan de la couleur.

Il importe aussi au plus haut point de transmettre à l’Association tous les changements affectant les données de la liste de vos membres ; pour cela, il vous est demandé d’indiquer clairement ces modifications, et non pas de renvoyer une nouvelle liste. Voir plus loin la section 9.

8. La vie des conventums

La vie de l’Association dépend essentiellement de ses membres et des activités de ses conventums. Aussi serait-il souhaitable que lors de ces rencontres, les organisateurs rappellent l’utilité de l’Association et insistent sur le paiement de la cotisation annuelle. C’est le seul moyen d’en assurer la survie et d’avoir accès aux liens que constituent le Bulletin des Anciens, le site Internet, les rencontres annuelles et celles des divers conventums

9. Modifications à la liste des membres de votre conventum

La liste de confrères ou consœurs qui vous est envoyée se présente soit sous forme numérisée, document au format Ms EXCEL ou Ms WORD, soit sous forme imprimée.

Les recherches que vous aurez sans doute à effectuer pour rejoindre les confrères dont les coordonnées ont changé sont très importantes pour l’Association. Avec les formulaires de cotisation reçus des membres chaque année, les informations que vous colligez sont le principal moyen de tenir les listes à jour. Aussi est-il important qu’après la tenue de votre rencontre, les changements apportés à votre liste soient transmis à l’Association, et cela d’une manière qui permette de les intégrer facilement à notre banque de données.

9.1 Comment traiter les corrections, liste numérisée (document Ms EXCEL ou Ms WORD)

Si vous n’êtes pas familier avec l’informatique, reportez-vous à la section 9.2 où sont expliquées deux façons de procéder dans le cas d’une liste imprimée, et cela suffira amplement. Si, par contre, vous maîtrisez assez bien les logiciels Excel ou Word, vous pouvez inscrire les changements directement dans la liste numérisée que vous avez reçue, en suivant les instructions suivantes.

  1. Il importe de conserver le document original qui vous a été expédié par l’Association. C’est cette liste originale, une fois corrigée, qui sera retournée à l’Association. Si vous souhaitez la modifier pour vos propres besoins, faites-en une copie de travail au moyen de la fonction Enregistrer sous.
     
  2. C’est dans la liste originale que vous transcrirez tous les changements à effectuer, que ce soit un ajout, un changement ou une suppression. Il faut alors bien distinguer ces éléments nouveaux dans la liste : voici quelques moyens qui peuvent être utilisés pour les mettre en évidence, moyens qui sont illustrés dans l’exemple fourni en annexe.
     
  3. Sélectionner d’abord la ou les cellules contenant les éléments nouveaux, modifiés ou supprimés, puis choisir entre :
     
    1. soit les surligner (en jaune pâle, par exemple) au moyen du bouton Surlignage dans WORD ou du bouton Couleur de remplissage dans EXCEL ;
       
    2. soit les encadrer au moyen du bouton Tableau et bordures dans WORD ou du bouton Bordures dans EXCEL. L’encadrement peut être en gras, surtout si les cellules du tableau sont déjà encadrées.
       
    3. soit les taper les changements en caractères gras.

ATTENTION : Ne pas supprimer les données pour les personnes décédées ou perdues de vue. Selon le cas, inscrire après leur nom, dans la deuxième colonne, les symboles : DCD ou PDV.

9.2 Comment traiter les corrections, liste imprimée

Première façon : Inscrire sur une feuille séparée chaque nom de la liste qui fait l’objet de corrections. Ajouter, en regard de chacun, SEULEMENT les données qui ont été modifiées. Écrire très lisiblement si le travail est fait à la main.

Deuxième façon : L’Association peut vous fournir, sur demande, une liste imprimée sur laquelle une ligne vide est intercalée entre les données de chaque nom. Il suffit alors de rayer les éléments erronés et d’inscrire les nouveaux juste en dessous, toujours lisiblement.

Mis à jour le 25 août 2006


Annexes

  1. Exemple de modification d'une liste numérisée
     
  2. Lettre type I
     
  3. Lettre type II
 

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